Автор: адв. Малена Шейтанова, САК
Онбордингът при управлението на човешки ресурси включва въвеждането на новопостъпващи служители в предприятието и новата им длъжност. Този етап е свързан със серия важни стъпки в различни насоки и с дългосрочен ефект и последици. Част от тези стъпки (обмен на документация и информация) е свързана с изпълнението на редица законови задължения на работодателя при прием на нови служители. Статистиките показват, че повече от 1/4 от предприятията у нас не разполагат с разработени процедури за провеждане на онбординг обучение. В тази статия ще разгледаме онбординга като съвкупност от всички основни стъпки, като ще се спрем по-подробно на онези от тях, които са задължителни при прием на нови служители.
Кои основни стъпки включва онбордингът?
Първо, това е психологическото, социално и организационно интегриране на новия служител в огранизацията: запознаване с компанията и екипа. Най-често това се случва под формата на кратко въвеждащо обучение.
Второ, това е запознаване на служителя с правата и задълженията на новата му длъжност. Това включва и събирането и представянето на необходимата документация в изпълнение на актуалните нормативни изисквания.
Трето, ориентирането на новия служител в спецификите на изпълнение на длъжността: правила за безопасност на работното място, достъп до работното място и системите за работа; работно време, почивки и работни смени, и други.
Четвърто, предоставяне на служителя на средствата за изпълнение на трудовите му функции. Тук влиза предаването на служебна карта, телефон, служебна кола, предпазни средства, служебна униформа и много други. Също така съответното писмено документиране на предаването, както и запознаването на служителя как може да ги ползва и кога и как е длъжен да ги върне.
Документи при постъпване на работа
Задължителна онбординг документация, предоставяна от работодателя на служителя:
Уредба: Директива (ЕС) 2019/1152 за прозрачни и предвидими условия на труд; Общ регламент за защита на личните данни; Кодекс на труда
- Екземпляр от трудовия договор и уведомлението до НАП за неговото сключване (представя се преди постъпване на работа);
- Длъжностна характеристика;
- Запознаване с Правилата за вътрешния трудов ред;
- Запознаване с Вътрешните правила за работната заплата;
- Запознаване с Правилата за здравословни и безопасни условия на труд;
- Информация за условията и реда за прекратяване на трудовия договор съгласно разпоредбите на Кодекса на труда – в сила от септември 2022 г., подробности по темата тук: Промени в Кодекса на труда 08/2022: Ключови аспекти;
- Информация за осигурявани от работодателя обучения, свързани с поддържане и повишаване на професионалната квалификация;
- Информация относно събирането и обработката на лични данни;
- Информация за сключен Колективен трудов договор – ако такъв е налице;
- Други документи и информация според спецификите на дейността и актуалното законодателство.
Запознаването и информирането в изпълнение на горните задължения се извършва само в писмена форма. Информацията и документацията се представя в нормативно установените срокове – преди постъпване на работа, съответно, седмица до един месец след постъпване на работа на новия служител.Писмената форма може да бъде на хартиен или електронен носител.
За обмен на документация при сключването, изменението и прекратяването на трудовия договор в електронна форма се прилагат специалните изисквания на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
Допълнителна онбординг документация, предоставяна от работодателя на служителя, която не се изисква по закон:
Тук спада всяка документация във връзка със спецификите на организацията и дейността на работодателя. Например: вътрешни правила и политики за предоставяне на служебно предоставено имущество; права или задължения за внасяне и изнасяне на информация от служебните директории; правила за обработка на клиентски данни; правила за насърчаване, бонуси и социални придобивки на работното място; система за оценяване на резултатите, както и всяка друга информация и правила, които са или могат да са относими към служителя.
Препоръчително е също така събиране на писмена информация за обстоятелствата, даващи право на закрила при уволнение по чл. 333 от Кодекса на труда.
Относно представянето и на незадължителната документация е удачно прилагането на същия ред за предоставянето на задължителната документация и писмена информация
Задължителна документация, предоставяна от служителя на работодателя при сключване на трудовия договор и при постъпване на работа:
- документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
- документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
- свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
- разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години;
- Трудова книжка. При постъпване за първи път на работа, трудовата книжка се издава от работодателя в 5-дневен срок.
В практиката е прието предоставянето на задължителната документация от работодателя на служителя да се извършва чрез представяне на копие от всеки документ или даването на постоянен достъп до директория, където той се намира. Където законът изисква писмено информиране, цялата необходима информация трябва да се съдържа в цялост в документ, чието получаване служителят удостоверява с подписа си. Оформянето на съдържанието е по избор на работодателя, стига то да отговаря на законовия минимум за необходимо съдържание.
Непредоставянето на законово изискуемата по обем документация при постъпване води рискове в няколко насоки. На първо място, това е рискът от административна репресия (налагане на принудителни административни мерки и санкции). На следващо място, неизпълнението може да препятства изпълнението от служителя на определени негови задължения и функции, за което служителят няма да отговаря пред работодателя. Това може да повлияе по-нататъшни действия, предприети от работодателя, включително осуети евентуално уволнение.
Ето защо
Онбордингът на нови служители е етапът, при който за кратко време трябва да се случи значителен по обем и значение обмен на информация и документация. Този обмен оказва съществено значение за правната превенция в предприятието, а също и за дългосрочното изпълнение на трудовите функции. Прогресивно завишаващите се нормативни изисквания към работодателя поставят все по-висока летвата за постигането на едно адекватно на нормативните дадености и специфичните корпоративни изисквания въвеждащо онбординг обучение.
Автор: адв. Малена Шейтанова, специалист по Трудово право с широка практика в областта на правното обслужване на управлението на персонал при работодателите. За повече информация за продукти, свързани с корпоративното управление на персонал и онбординг, посетете Екипните услуги на Consultissimo.
©адв. Малена Шейтанова, 2022
___
Тази публикация е с обща информативна насоченост и не следва да се разглежда като правен съвет или консултация. Използването на авторско съдържание от тази публикация се допуска само с изрично посочване на автора и източника.
___________________
Вижте още ДРУГИ ПУБЛИКАЦИИ В СЕКТОРА:
Промени в Кодекса на труда 08/2022: Ключови аспекти;
